Kun rutiinit automatisoituvat reskontranhoitaja keskittyy monimutkaisempiin selvityksiin ja erityisempiin tilanteisiin, joista perintä on yksi olennainen osa-alue. Muiden tehtäviensä ohella reskontranhoitajan pitää olla kärryillä avoinna olevien laskujen tilasta ja huolehtia siitä, että saatavien kotiuttamiseksi tehdään kaikki tarvittava.
Viisi asiaa, jotka sinun pitää tietää perinnästä ja perintätoimistosta
1. Laskujen oikeellisuus kaikkien etu
Reskontranhoitajalla ei ole tänä päivänä välttämättä lainkaan roolia laskujen muodostamisessa tai lähettämisessä, mutta pienemmissä yrityksissä laskutuskin saattaa kuulua maksuvalvojan työtehtäviin.
Joka tapauksessa reskontranhoitaja on avainhenkilö havaitsemaan mahdolliset virheet ja heikkoudet laskutuksessa. Joskus pieniltä tuntuvat puutteet, kuten epäselvyydet laskun sisällössä tai liian aikaisin toimitetut laskut aiheuttavat tosiasiassa paljon ylimääräistä vaivaa niin asiakkaille kuin yrityksen sisällä. Usein samaan soppaan sotkeutuu myös kumppanina toimiva perintätoimisto, joka päätyy selvittelemään laskujen epäselvyyksiä.
Tästä syystä onkin tärkeää, että reskontranhoitaja kuuntelee asiakaspalautteita herkällä korvalla, ja nostaa esille asiat, jotka vaativat korjaamista. Laadukas laskutus säästää yrityksen turhalta työltä ja kustannuksilta ja asiakkaat pysyvät tyytyväisinä.
2. Älä aikaile muistuttamisen ja perinnän aloittamisen kanssa
Jos eräpäivä menee asiakkaalta ohi, se, mitä sen jälkeen tapahtuu ja milloin, pitäisi olla reskontranhoitajalla kirkkaana tiedossa. Tätä nykyä on yhä yleisempää, että asiakkaaseen ollaan yhteydessä tekstiviestillä tai puhelimitse ennen varsinaisten muistutus- ja perintäkirjeiden lähettämistä.
Reskontranhoitajan työtä helpottaa, jos toimintamalli maksuviivästymisten varalta on selkeästi kuvattu ja siitä pidetään kiinni. Se luo perustan myös sille, että asiakkaita kohdellaan tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti.
Asiakkaille pitää luonnollisesti varmistaa laskujen ja muistutuskirjeiden jälkeen riittävä aika mahdollisiin huomautuksiin, mutta ylimääräiset viiveet maksumuistutuksen lähettämisessä tai perinnän käynnistämisessä eivät hyödytä ketään – asiakastakaan. Kenen tahansa on helpompi tunnistaa ja tarkistaa lasku, kun sen syy ja peruste on tuoreena mielessä.
Monissa yrityksissä noudatetaan käytäntöjä, joita ei ole päivitetty useisiin vuosiin. Toimintatavat esimerkiksi asiakkaalle annettujen maksuaikojen osalta on hyvä käydä läpi ja tarkistaa säännöllisesti – vaikka yhdessä perinnästä huolehtivan perintätoimiston kanssa.
3. Pidä kiinni sovituista vastuista
Yhteistyö perintätoimiston kanssa vapauttaa reskontranhoitajan työpäivästä aikaa muuhun kuin asiakaspuheluihin ja maksujärjestelyistä sopimiseen. Töiden sujuvuuden kannalta on ensiarvoisen tärkeää, että vastuunjako laskuttajan ja perintäyhtiön välillä on kirkas. Kenen kanssa asiakas ohjataan asioimaan missäkin asiassa? Millaisia maksusopimuksia ja muita päätöksiä palvelukumppani voi tehdä itsenäisesti laskuttajan puolesta? Kun valtuudet ja työnjako on selkeä ja yhdessä hyväksytty, arjen rutiinit pyörivät sujuvasti ilman turhaa pomputtelua.
Joskus asiakkaat ovat yhteydessä vuoron perään laskuttajaan ja perintäyhtiöön. Erityisesti näissä tilanteissa on tärkeää, että molemmat osapuolet pitävät kiinni siitä, mistä on yhdessä sovittu. Näin asiakkaalle syntyy selkeä kuva tilanteesta, ratkaisuvaihtoehtoista ja seurauksista.
Sellaista tilannetta ei pitäisi syntyä, missä laskuttaja esimerkiksi tarjoaa asiakkaalle pitempiä maksuaikoja kuin perintäkumppani. Tällöin asiakkaat ovat mieluummin yhteydessä laskuttajaan ja perintätoimiston palvelujen hyöty yritykselle pienenee.
Lowellin Tuomas Kurikka tuntee tehokkaimmat keinot kotiuttaa myöhästyneet maksut perinnässä.
4. Reagoi kumppanina toimivan perintätoimiston viesteihin
Aika ajoin perinnän aikana tulee eteen tilanteita, jossa yhteistyökumppanina toimivan perintäpalveluyhtiön valtuudet eivät riitä päätöksentekoon tai asiakas reklamoi laskun oikeellisuudesta. Tällöin perintätoimisto joutuu turvautumaan laskuttajan apuun – tyypillisimmin reskontranhoitajana toimivaan yhteyshenkilöön.
Maksusuorituksiin liittyvät epäselvyydet, reklamaatiot tai sovitusta poikkeavat maksusopimukset ovat asiakkaan kannalta kiireellisiä asioita, joihin heillä on lupa odottaa nopeaa reagointia. Tämän vuoksi perintäkumppanilta tulleisiin tiedusteluihin ja viesteihin on tärkeää vastata nopeasti. Sujuvalla ja viiveettömällä tiedonvaihdolla on iso merkitys siinä, onko asiakkaan kokemus palvelusta hyvä vai huono.
5. Perintä jatkuu luottotappiokirjauksen jälkeenkin
Suomessa velka vanhenee vasta 20 vuoden kuluttua eräpäivän jälkeen, vaikka kirjanpidossa maksamaton saatava alaskirjataan huomattavasti aikaisemmin.
Siitä huolimatta, että saatava muuttuu luottotappioksi, perintä perintätoimistossa jatkuu ja maksusuorituksia sekä yhteydenottoja laskuun liittyen voi tulla vielä vuosien kuluttua. Reskontranhoitajalla pitääkin olla riittävän kattava näkymä ja pääsy myös vanhempien laskujen tietoihin.
Usein järjestelmät ja toimintatavat ovat muuttuneet vuosien kuluessa ja alkuperäisen laskun tai laskutusperusteen esiin kaivaminen on työlästä. Laskutustietojen säilytys ja arkistointi onkin tärkeä huomioitava seikka erityisesti tilanteissa, joissa järjestelmiä tai käytäntöjä uudistetaan.
