Olisipa tämä tiedetty aiemmin, saattoi moni yritysjohtaja huokaista, kun koronavirus levisi ympäri maailman alkuvuonna 2020. Tai uudelleen, kun Venäjä hyökkäsi Ukrainaan helmikuussa 2022.
Globaalit kriisit ovat teroittaneet yrityksille ennakoinnin tärkeyttä. Tutkimuksissa on myös todettu, että strategista ennakointia tekevät yritykset ovat muita tuottavampia. Ennakoinnista on tullut trendikästä.
Aalto-yliopiston tieto- ja palvelujohtamisen apulaisprofessorin Eeva Vilkkumaan mukaan suomalaisyritysten ennakointitavat ovat kehittyneet. Viimeistään koronan myötä yrityksissä havahduttiin siihen, etteivät vanhat ja yksinkertaiset ennustemallit enää riitä huomioimaan yllättäviä ja käänteentekeviä tapahtumia.
– Yritysten kannattaa rakentaa useita skenaarioita siitä, mihin maailma on menossa, ja pohtia isoja päätöksiä niiden avulla, Vilkkumaa sanoo.
Tyypillisesti skenaarioinnissa ennakointi perustetaan valituille epävarmuustekijöille, jotka voivat liittyä esimerkiksi talouteen, kilpailijoihin tai kohderyhmien käyttäytymiseen. Epävarmuustekijöille taas luodaan mahdollisia kehityskulkuja, ja näitä yhdistelemällä saadaan useita mahdollisia skenaarioita. Ideaalitilanteessa yritys pystyy päätöksenteon hetkellä valitsemaan toimenpiteet, jotka toimivat kaikissa hahmotelluissa skenaarioissa.
Toimenpiteet, jotka toimivat vain joissakin skenaarioissa, on hyvä pitää optioina. Optioita ei viedä täysillä eteenpäin, mutta niihin varaudutaan ennakolta.
Strategista ennakointia tekevät yritykset ovat muita tuottavampia.
Tulevaisuuden arvaamattomuus on johtanut siihen, ettei strategiatyö tai ennakointi ole enää kertarysäys, vaan sitä tulee tasaisin väliajoin muuttaa ja tarkentaa. Optioajattelu mahdollistaa nopean reagoinnin silloin, kun eri skenaarioiden todennäköisyydet muuttuvat.
– Vaikka skenaariot eivät ole ennusteita, ne auttavat hahmottamaan, millaisia muutoksia toimintaympäristössä kannattaa tiiviisti seurata.
Vilkkumaa on myös osakkaana strategiaan keskittyneessä konsulttiyrityksessä, Swanlake Strategyssa, jonka kautta hän auttaa suomalaisyrityksiä ennakoinnissa.
Analytiikan avulla parempaa skenaariointia
Suomalaisyrityksissä on opittu Vilkkumaan mukaan myös se, ettei skenaarioita enää kehitetä vain skenaarioiden vuoksi, vaan ne kytketään strategiaan. Aiemmin moni hieno ennakointityö typistyi pelkäksi raportiksi, sillä sitä ei hyödynnetty strategiassa.
Vilkkumaa tutkii matemaattisten mallien hyödyntämistä päätöksenteossa. Yrityksille hän suositteleekin analytiikkaan satsaamista. Sekä epävarmuustekijöitä että mahdollisia kehityskulkuja on useita, ja siksi perinteisessä skenaarioinnissa törmätään kombinatorisen räjähdyksen ongelmaan. Termi viittaa siihen, että kun kaikki mahdolliset kehityskulkujen yhdistelmät lasketaan yhteen, niitä voi olla kymmeniä tai jopa satoja tuhansia. Kun on valittava muutama uskottava, mutta keskenään erilainen yhdistelmä skenaarioiden rakentamisen tueksi, apuun tulevat matemaattiset mallit.
Strategiatyö tai ennakointi ole enää kertarysäys, vaan sitä tulee tasaisin väliajoin muuttaa ja tarkentaa.
– Kun valjastamme analytiikan kyvyn käsitellä eri tekijöiden yhdistelmiä, voimme ottaa huomioon kaikki mahdolliset kehityskulut ja päästä silti kohtuulliseen skenaariomäärään, kuten kolmeen tai neljään.
Vaikka yritys osaisi luoda skenaarioida oikeaoppisesti, aina ennakointityö ei mene maaliin. Vilkkumaan mukaan ennakointiin on otettava mukaan mielellään jopa koko henkilöstö, jotta ihmiset kiinnittyvät ja uskovat valikoituihin skenaarioihin – ja vievät yritystä oikeaan suuntaan.
– Ennakointi ei onnistu, jos se tehdään johtoryhmän kabinetissa tai erillisessä strategiaryhmässä ilman, että tulokset tarkoittavat muille organisaation jäsenille mitään.
Kun ennakoit, kyseenalaista vallitseva totuus
Vaikka muuttunut maailmantilanne on korostanut ennakoinnin merkitystä, kaikkia resursseja ei voi kiinnittää varautumiseen. Yritysten täytyy löytää ennakoinnin ja oikea-aikaisen reagoinnin tasapaino.
– Mikään yritys ei menesty niin, että vain varautuu kaikkeen. Omalla toiminnalla pitää myös muokata markkinaa esimerkiksi luomalla innovaatioita ja rakentamalla kumppanuuksia.
Kriisien vuodet ovat herätelleet yrityksiä ja asiantuntijoita siihen, ettei maailmanjärjestys ole vakio. Tyypillisesti ennakointityössä ja epävarmuustekijöiden hahmotelmissa jätetään ulkopuolelle tapahtumat, joita pidetään epäolennaisina. Vilkkumaa huomauttaa, että ennen vuotta 2022 vallitseva ja yhteisesti uskottu totuus oli, ettei Euroopassa voi syttyä sota.
– Siksi skenaarioajattelun kantava ajatus on pysähtyä aina pohtimaan ja kyseenalaistamaan sitä, mitä pidetään itsestään selvänä ja vallitsevana totuutena.
