Laskutusvirheet aiheuttavat yrityksille vuosittain jopa satojen tuhansien eurojen tappiot, ilmeni taloushallinta-alan yrityksen Qvalian tekemässä selvityksessä keväällä 2021. Kokonaissummaa on vaikea arvioida, ja paljastuneet virheet saattavat olla vain jäävuoren huippu.
Iso osa laskutusvirheistä johtuu yksinkertaisesta erheestä, puutteellisesta luottopäätöksestä. Sinällään itse laskutuksessa ei ole tällöin tapahtunut varsinaista virhettä. Voidaan silti kysyä, onko luotolla myynti ollut ylipäätään mielekästä, jos olisi ollut pääteltävissä, että maksukyky on heikentynyt ja lasku jää oletettavasti maksamatta. Tällöinkin kyseessä on tietynlainen laskutusvirhe.
Lowellilla laskutustuotannosta ja tuotannon prosessien analysoinnista vastaavan Arto Kastmanin mukaan luottopäätös tulisi aina perustaa kattavaan dataan, sillä asiakkaan maksukyky voi muuttua nopeasti.
– Korona-aika on tästä hyvä esimerkki. Ennen tuttu ja turvallinen asiakas ei välttämättä tässä tilanteessa ole voinutkaan maksaa, mikä saattaa johtaa mittaviin luottotappioihin myöhemmin.
Laskutusvirheiden taustalla voi olla myös kirjo manuaaliselle työlle tyypillisiä inhimillisiä virheitä, kuten talousprosessien vääriä asetuksia ja syöttövirheitä. Toisinaan pielessä ovat asiakkaan osoite ja henkilötiedot, joskus taas yrityksen hinnat ovat väärät. Lisäksi virheitä aiheuttavat hankalat arvonlisäverosäännöt.
Virheiden vähentäminen tehostaa kassankiertoa ja pienentää kustannuksia. Laskutuksen elinkaareen perehtyneen ammattitaitoisen kumppanin avulla yritys voi välttää osan edellä mainituista virheistä tai pienentää niiden riskiä.
– Hyvityslaskujen iso määrä saattaa kertoa, että myyntiprosessissa on jotain kehitettävää. Asiantunteva kumppani osaa nostaa kehitettäviä asioita esiin ja siten auttaa välttämään tuplatyötä. Lowell tukee yritysasiakkaitaan laskun elinkaaren kaikissa vaiheissa luottopäätöksen tekemisestä laskun kotiuttamiseen.
Laskutusvirheisiin tulee puuttua mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.
Ensimmäinen askel on sähköinen prosessi
Varsinaisen laskutuksen lisäksi muutkin siihen olennaisesti liittyvät rutiinit kannattaa sähköistää. Tiedot mahdollisista muutoksista laskutuksen perusteisiin eivät saa olla vain suullisen tiedonkulun tai sähköpostin varassa. Sähköinen tieto vaikkapa peruutuksista ja siitä, mihin asti on lupa laskuttaa, vähentää virheiden ja hyvitysten määrää. Tätä tukee mahdollisimman pitkälle viety sähköinen myyntiprosessi. Sähköinen laskutusprosessi tehostaa kassankiertoa, koska laskut lähtevät matkaan ilman turhia manuaalisia vaiheita ja oikein tiedoin.
Sähköinen myyntiprosessi tukee oikeaoppista laskutusta.
E-laskutukseen siirtyminen on yksi yksinkertaisimmista keinoista vähentää virheitä ja vaivaa. Siirtymistä paperilaskuista e-laskuihin puoltavat myös pienemmät kustannukset.
– Lisäksi ajoissa lähtenyt lasku myös maksetaan aiemmin, Kastman sanoo.
Vaikka e-laskutus vaatii kuluttajalta erillisen tilauksen, suoraan verkkopankkiin tulevat laskut ovat käteviä jatkossa. Tilauksen avulla esimerkiksi viitetiedot siirtyvät oikein verkkopankkiin, mikä helpottaa niin laskuttajan kuin laskun maksajan arkea ja vähentää omalta osaltaan virheitä. Kastman kannustaa yrityksiä muistuttamaan asiakkaitaan e-laskuista, jolloin asiakkaan ei tarvitse etsiä erikseen esimerkiksi laskuja, viitetietoja ja eräpäiviä sähköpostista tai paperisesta laskupinkasta.
Laskutusrutiineja parantavat myös yhteiset linjaukset. Jo nyt suomalaisia julkisen sektorin toimijoita koskee B2B-verkkolaskuihin liittyen Euroopan unionin asettama yhtenäinen laskutusmalli. Yhtenäinen malli lisää johdonmukaisuutta, sillä laskusta löytyy aina sama sisältö, ja kirjaukset tulevat kirjanpitoon kerralla oikein.
Laskutusvirheet ovat aina korjattavissa
Vastuu virheiden huomaamisesta on kaikilla, mutta erityisesti laskuttajalla.
– Jos esimerkiksi hinnat ovat laskulla virheellisesti liian alhaiset, on perusteltua laskuttaa lisää. Hintojen nostamisesta ei tietenkään ole helppo kertoa, mutta virheet pitää korjata, Kastman jatkaa.
Toimiala, laskujen koko ja laskutusvolyymi vaikuttavat monesti yrityksen kykyyn korjata virheet.
Toimiala, laskujen koko ja laskutusvolyymi vaikuttavat monesti yrityksen kykyyn korjata virheet. Kastman arvioi, että isoilla toimijoilla on muita paremmat mahdollisuudet selvittää ongelmatapauksia. Pienemmiltä yrityksiltä saattaa puolestaan jäädä useampi saatava laskuttamatta, elleivät rutiinit ole kunnossa.
– Yksikin laskutusvirhe voi heilauttaa kassaa. Yritysten kannattaakin tarkistaa säännöllisesti omat hinnat ja mahdolliset alennukset sekä asiakkaiden osoitetiedot ja maksukyky.
