Laskun elinkaari alkaa asiakasvalinnasta: myyjä arvioi, kenelle myy palvelua tai tuotetta laskulla. Arviointi on tarkkaa tasapainoilua kaupanteon ja luottotappioiden välillä. Olisi houkuttelevaa myydä kaikille, mutta mahdollisten luottotappioiden tulee pysyä maltillisina tai vähintäänkin ennakoituna.
Lowellin luotonhallinnan asiantuntijan Sami Peräsaaren mukaan myyjä voi vaikuttaa laskun elinkaareen eniten juuri luoton myöntämisen yhteydessä. Kun luottopäätös on tehty, riskinhallinta hankaloituu.
– Riskit ovat hallittavissa vielä ennen varsinaista luottopäätöstä ja laskun lähettämistä. Riski syntyy ja kontrolli heikkenee merkittävästi, kun lasku on maailmalla ja luottopäätös tehty, Peräsaari sanoo.
Älyllä optimaalisia luottopäätöksiä
Luottopäätösten tulisi perustua yrityksen luottopolitiikkaan. Hyvä ja toimiva luottopolitiikka maksimoi kannattavan myynnin ja pitää luottotappiot kurissa.
– Riskit on helppo minimoida tekemällä luoton myöntämisestä äärimmäisen tiukkaa, mikä ei tietenkään ole tarkoituksenmukaista kaupankäynnin kannalta, toteaa Lowellin luottoasiantuntija Mikko Hautamäki.
Hautamäen mukaan luottopäätöksiä tehdään yrityksissä yksinkertaisimmillaan pelkästään luottohäiriömerkintöjen perusteella. Olemassa oleville asiakkaille myydään, mikäli asiakkailla ei ole maksamattomia erääntyneitä laskuja. Pelkästään näiden tietoja varassa ollaan kuitenkin vielä melko hataralla pohjalla. Hyvät luottopäätökset syntyvät monipuolista dataa analysoimalla. Analyysistä saatua riskiarviota peilataan luottopolitiikassa määriteltyyn hyväksyttyyn riskitasoon.
– Olennaista on pystyä haarukoimaan, mitä tapahtuu seuraavan kolmen kuukauden tai puolen vuoden sisällä. Esimerkiksi tieto maksuhäiriömerkinnästä tai yrityksen taloustiedot, kuten tilinpäätöstieto, ovat hidasliikkeisiä mittareita. Yrityksen luottokelpoisuus voi muuttua merkittävästi jo muutamassa kuukaudessa, sanoo Sami Peräsaari.
Hautamäki lisää, että heikentynyt maksukyky on havaittavissa jo paljon ennen maksuhäiriömerkinnän syntymistä. Maksukyvyn heikentymisestä voi kieliä esimerkiksi tieto merkittävistä maksuviiveistä.
– Datalähteitä fiksusti yhdistelemällä pyrimme löytämään optimaalisen vastauksen siihen, kannattaako yritykselle myöntää luottoa ja millaisia riskejä siihen liittyy.
Avainasemassa jatkuva seuranta
Yrityksen ja asiakkaan välille muodostuu aina erityinen suhde. Vaikka asiakkaista on tärkeä pitää hyvää huolta, luottopäätösten tulisi silti perustua faktatietoon. Lowellin tilastojen mukaan etenkin pitkiin asiakassuhteisiin ja säännölliseen laskutukseen perustuvilla toimialoilla valtaosa luottotappioista syntyy lisämyynnistä olemassa oleville asiakkaille.
– On hyvä tunnistaa, missä menee se raja, jonka jälkeen suhde asiakkaaseen ikään kuin kasvattaa riskiä luottotappioihin, Peräsaari sanoo.
Hautamäen mukaan luo luotonhallinan prosessi on kokonaisuus, joka kattaa vaiheet luotonmyöntämisestä perinnän viimeisiin vaiheisiin: luottotappioittamiseen tai saatavien myyntiin. Onnistunut luottopäätös syntyy monipuolista dataa hyödyntämällä ja linjassa yrityksen luottopolitiikan kanssa.
– Tietyissä tapauksissa lopullinen päätös voi olla edelleenkin ihmisillä, mutta koska yritysten taloustilanteet ja asiakaskunta elävät, laskutusta olisi syytä tukea jatkuvalla automaattisella seurannalla, tiivistää Peräsaari.
Case Verifone: onnistu luotonhallinnan ulkoistamisessa
Luotonhallinnan kokonaisvaltainen ulkoistaminen voi olla avain koko prosessin parempaan hallintaan. Maksupäätteitä ja verkkomaksamiseen liittyviä palveluita yrityksille tarjoava Verifone Finland Oy halusi ulkoistaa koko laskutusprosessin ennen kaikkea siksi, että omat resurssit voitaisiin keskittää omaan ydinosaamiseen ja liiketoiminnan kehittämiseen.
– Meiltä lähtee iso määrä laskuja. Jos laskutusta ei olisi ulkoistettu, tarvitsisimme kuusi tai seitsemän ihmistä käsittelemään laskuja ja vastaamaan puhelimessa asiakkaiden kysymyksiin kerran kuukaudessa viikon ajaksi, sanoo Verifonen talous- ja hallintojohtaja Eija Saarinen.
Saarisen mukaan Verifonella oli alusta asti selvää, että koko prosessi laskujen lähettämisestä perintään ulkoistettaisiin.
– Halusimme, että Lowell ottaa koko prosessin haltuun, jolloin vastuunjako on selvä ja vältytään päällekkäisyyksiltä. Eikä meidän tarvitse huolehtia esimerkiksi sairauspoissaloista tai loma-ajoista.
Saarisen mukaan ulkoistamisprosessiin ryhdyttäessä pelkona oli, mitä asiakkaat ajattelevat, kun laskut tulevat Lowellilta ja Verifonen sijaan puhelimeen vastaavatkin Lowellin asiantuntijat. Tämä huoli on kuitenkin taklattu.
– Laskut lähtevät edelleen meidän nimissä ja asiakaspalvelu on ollut erittäin kiitettävää, Saarinen sanoo.
Onnistuneen ulkoistamisen taustalla oli hyvä yhteistyö Verifonen ja Lowellin välillä sekä hyvin hoidettu sisäinen viestintä.
– Projektin veto oli Lowellin puolelta todella ammattimaista. Meillä taas haluttiin ottaa mukaan koko tiimi, ryhmäpäällikön ja tiiminvetäjän lisäksi muutama laskuttaja, jolloin ulkoistaminen ei tapahtunut vain jonkin pienen ryhmän sisällä, Saarinen kertoo.
