Datalla on merkittävä voimavara tehostaa ja johtaa liiketoimintaa. Parhaimmillaan data-analytiikka toimii silloin, kun sen avulla vauhditetaan ja teroitetaan liiketoiminnan kehitystä.
Liiketoiminnan kehityksessä dataa voidaan käyttää kahdella tapaa: data voi toimia päätöksenteon tukena esimerkiksi seurantaraportteina tai dataa voidaan käyttää ohjaamaan koko liiketoiminnan kehityksen suuntaa. Parhaimmillaan datan voimin pystyy ennakoimaan ja varautumaan nopeisiinkin liiketoimintaympäristön muutoksiin.
Monissa yrityksissä datankäyttö on jo vakiintunut osaksi jokapäiväistä työtä.
– Datan hyödyntämisessä liiketoiminnan kehityksessä on kuitenkin vielä tehtävää, uskoo ohjelmistoyritys Vincitillä dataohjatusta liiketoiminnasta vastaava Sami Suominen.Suominen kertoo, että kevään poikkeusolojen myötä moni tuttu datankäytön rutiini vanhentui lähes yhdessä yössä. Liiketoiminnan huolestuttavalta horjunnalta ovat välttyneet parhaiten ne yritykset, jotka ovat kyenneet käyttämään dataa osuvimmin muutostilanteen läpiviemiseksi.
Eteenpäin katsovan suunnittelun merkitys on nyt kasvamassa. Yrityksissä tehdään datan avulla nyt erilaisia skenaarioita mahdollisista tulevaisuudenkuvista.
– Suomessa dataa osataan hyödyntää tilannekuvan hahmottamiseen. Ohjaava datan käyttö vaikuttaa kuitenkin yhä tehokkaammin liiketoiminnan edistämiseen ja kehittämiseen, Suominen jatkaa.
Ohjaava tapa hyödyntää dataa antaa paremmat mahdollisuudet vaikuttaa niihin asioihin, joita halutaan liiketoiminnassa muuttaa. Yhtäältä se pureutuu kärkevästi yksittäisiin liiketoimintaprosesseihin. Kerätyn datan avulla voidaan tarkastella esimerkiksi asiakaspalvelua yksistään. Toisaalta ohjaavan tavan voimin voi kehittää myös älykkäitä tuotteita, joiden sisäänrakennetut toiminnot hyödyntävät dataa.
Eteenpäin katsovan suunnittelun merkitys on nyt kasvamassa.
Toisin sanoen myyntidata voi kertoa sen, mitä on myyty ja kuinka paljon, eli miten vaikkapa edellisellä kvartaalilla on suoriuduttu. Tarkempi myyntien analysointi puolestaan antaa tietoa siitä, miten ja kenelle myyntiä voisi edelleen ohjata, eli miten myyntiä voisi lisätä. Silloin oleellista ei ole pelkkä data, vaan arvokkaampaa on se, mihin sitä käytetään.
Tavoitteiden asettaminen ratkaisee datan valitsemisessa
Lähtökohtana dataohjatussa kehittämisessä pitäisi aina olla jokin liiketoiminnallinen tavoite, joka halutaan saavuttaa. Sen vastakohta on, että olemassa olevaa dataa vain pyöritellään ja toivotaan, että jotain löytyisi, tietämättä, mitä halutaan ratkaista.
– Suomessakin törmää hype-termeihin ja halutaan olla datavetoisia. Datan avulla testataan,pilotoidaan ja voidaan saada hyviäkin tuloksia, jotka eivät kuitenkaan johda mihinkään. Kaikki hyvätkään algoritmit eivät tue liiketoimintaa.
Suominen antaa esimerkin asiakaspoistumasta. Yrityksessä halutaan tarkastella, kuinka paljon asiakkaita lähtee tietyssä ajassa. Ennustetta varten kehitetään algoritmi, joka arvioi poistuman. Vastaus saadaan, mutta algoritmi ei yksin kehitä, ennaltaehkäise tai saa aikaan muutosta. Se ei neuvo tekemään tarvittavia toimenpiteitä asiakkuuksien ylläpitämisesksi. Tässä kohdassa tarvitaan ihmistä. Parempi järjestys olisi ensin miettiä tarvittavia toimenpiteitä, milloin ne kannattaa ottaa käyttöön ja kenelle ne pitää kohdentaa.
Yleensä omiin tavoitteisiin sopivaa dataa löytyy, kun työhön päätetään ryhtyä. Moni kuvittelee, että dataa tarvitaan valtavasti. Datan keruu voi venyttää projekteja ja isokin datamäärä on käyttökelvotonta, jos siitä saatava tieto ei anna vastauksia asetettuihin kysymyksiin tai se on ehtinyt vanhentua.
Loppujen lopuksi dataa ei tarvita paljon, kun tavoitteena on liiketoiminnan kehittäminen eikä tietovaraston rakentaminen.
– Loppujen lopuksi dataa ei tarvita paljon, kun tavoitteena on liiketoiminnan kehittäminen eikä tietovaraston rakentaminen. Pienemmätkin osakokonaisuudet ovat hyödyllisempiä kuin resurssien tuhlaaminen datan keräämiseen, Suominen sanoo.
Ohjaava datan käyttö luotsaa liiketoimintaa eteenpäin. Kevään poikkeustila muutti datan roolia monessa yrityksessä.
Datankäyttö laajenemassa koko organisaation voimavaraksi
Suomisen mukaan datan parissa työskentelevät jäävät joskus omaksi analytiikkaporukakseen muun liiketoiminnan ulkopuolelle. Heillä voi olla tarkasti asetetut tavoitteet ja riittävästi dataa. Silti työn tulokset jäävät kokeiluiksi eivätkä kerrytä arvokasta tietoa koko yrityksen käyttöön.
– Datakulttuuri, eli datan hyödyntäminen aidosti koko yrityksessä, ei ole vielä vakiintunut kaikkialle. Ero voi olla pieni, mutta yrityksissä voitaisiin kiinnittää huomiota siihen, puhutaanko liiketoiminnan kehittämisestä vai datakehittämisestä. Tavoite ja toiminta voivat olla samat, mutta lopputulokset poiketa toisistaan. Muutokset eivät tule samalla tavalla osaksi toimintaa, jos näkökulma ei ole liiketoiminnassa jo terminä.
Data-ajattelu on levittäytymässä vankemmaksi osaksi suomalaista yrityskulttuuria.
Datan entistä vaikuttavampi hyödyntäminen edellyttää halua muutokseen, mikä saatetaan monessa yrityksessä kokea hankalaksi. Kehittämistarpeiden kanssa painivan yrityksen kannattaakin suunnata katse myös työpaikan kulttuuriin – kannustaako se avoimeen kehittämiseen vai tukeeko se entistä vahvempia siiloja?
Kevään aikana data-ajattelu on levittäytynyt vähitellen vankemmaksi osaksi suomalaista yrityskulttuuria. Silti Suominen puhuu vasta pienestä kehityksestä. Yritykset ovat poikkeustilan ennustamattomuuden vuoksi joutuneet simuloimaan sitä, mitä seuraavaksi voi tapahtua ja miten se vaikuttaa omaan toimintaan. Erilaisten tulevaisuusskenaarioiden avulla yritykset voivat reagoida muutoksiin nopeammin.
Ohjaava datan hyödyntäminen auttaa ennakoimaan ja varautumaan tulevien tapahtumien vaikutuksiin omassa liiketoiminnassa.
Suominen uskoo, että poikkeustilan myötä myös yrityksen talous ja liiketoiminta ovat kytkeytyneet lähemmin toisiinsa. Kassavirrasta pidetään nyt tiukempaa huolta ympäri organisaation, ei vain talousosastolla. Kulujen karsiminen, tulojen saaminen ja toiminnan kääntäminen oikeaan suuntaan ovatkin aiempaa merkityksellisempiä kaikille osastoille.
Joskus tämäkin aika päättyy, toistetaan nyt. Joku palaa entisiin tapoihin, toinen sopeutuu ja tekee tarvittavat toimenpiteet uudistuakseen. Suominen ei itse ole havainnut erityistä synkkyyttä kollegoiden ja kumppaneiden kanssa käydyissä keskusteluissa. Paljon on edelleen tehtävissä.
Dataohjautuvuus on Suomessa vakiintumassa systemaattiseksi kehittämiseksi yritysten sisällä läpi organisaation. Data aletaan vihdoin nähdä osana laajempaa kokonaisuutta. Ääripäistä, eli yksittäisistä raporteista kehittyneisiiin tekoälysovelluksiin, löytyy omiin tarpeisiin sopiva tapoja hyödyntää ja jalostaa dataa.
– Viisaus asuu jossain välimaastossa, Suominen sanoo.
Suominen ajattelee, että kaikkein tärkeintä on keskittyä jokapäiväisten prosessien kehittämiseen. Kun datan hyödyntäminen on sisäänrakennettua, katoaa sen ympäriltä turha mystiikka.
25.5.2020
Teksti: Marianne Gråsten
